の収益源

取引ルール 変更履歴

取引ルール 変更履歴
契約書審査のためのWord基礎講座で講師をしていただいた早川さん

取引ルール 変更履歴

当社のホームページは原則として24時間アクセス可能です。
但し、メンテナンス時間については、お取引画面へのログイン不可、又は取引注文不可の場合があります。
定期メンテナンス時間は毎日午前0:00~午前1:00(営業日、非営業日問いません)
定期メンテナンスの時間は当日の作業状況によって前後する場合があります。また、定期メンテナンス以外にも、必要に応じて臨時メンテナンスを実施させていたただく場合があります。
なお、お電話での注文受付は行っておりません。

7. 注文の有効期限

8. 取引単位

10. 注文に係る制限

注文数量上限: 1注文につき250,000ワラント
なお、通常の指値・逆指値注文に限り250,000ワラント以上の注文を一括で発注することができます。250,000ワラントを上回る注文は、250,000ワラント単位に分割され、それぞれ別の注文として取り扱われます(例えば、520,取引ルール 変更履歴 000ワラント分の一括注文を行った場合、250,000ワラント+250,000ワラント+20,000ワラントの3つの注文として取り扱われます)。

11. 約定条件

12. 決済方法

  1. 売却による決済
    最終売買日までに行われる決済方法で、売却によって取引代金を授受することで清算を行います。
  2. 権利行使と権利放棄
    最終売買日までに売却されなかった保有ワラントは、満期日において自動的に権利行使あるいは権利放棄されます。保有ワラントの権利行使もしくは権利放棄は、各銘柄によって次の取扱いとなります。

【コールスプレッドの場合】
満期日において満期参照原資産価格が権利行使価格を上回っている場合、自動的に権利行使が行われ最大満期決済金額(1ワラントあたり10円)が発生します。また、満期参照原資産価格が権利行使価格を下回っている場合、権利行使価格と満期参照原資産価格の乖離額に1 ワラント当たり原資産数を乗じたものを、最大満期決済金額から減じた決済金額が発生します。この金額が0円以下の場合は自動的に権利放棄され決済金額は発生しません。

【プットスプレッドの場合】
満期日において満期参照原資産価格が権利行使価格を下回っている場合、自動的に権利行使が行われ最大満期決済金額(1ワラントあたり10円)が発生します。また、満期参照原資産価格が権利行使価格を上回っている場合、権利行使価格と満期参照原資産価格の乖離額に1 ワラント当たり原資産数を乗じたものを、最大満期決済金額から減じた決済金額が発生します。この金額が0円以下の場合は自動的に権利放棄され決済金額は発生しません。

契約書レビュー時に知っておきたいWordの基本機能と操作テクニック10選+α(新任法務担当者向け)

契約書審査のためのWord基礎講座 講師 株式会社くふうカンパニー 経営管理部 法務室の早川 直史さん

契約書審査のためのWord基礎講座で講師をしていただいた早川さん

なお、本記事は「Windos 10、Wordのバージョン 2019」が前提です。Macや旧バージョンのWordをご利用の場合、機能やショートカットキーが異なったりする場合がありますが、ご承知おきください。

「企業法務が契約書レビュー時に知っておきたい」Wordの基本機能

「変更履歴の記録をON」にする。

契約相手からWordファイルを受領して契約書レビューをはじめるにあたって、まずは「相手に、自分たちがどこを修正したかを相手に正しく伝えるため」に、変更履歴がONになっているか確認し、OFFだったら必ずONにしましょう。

「企業法務が契約書レビュー時に知っておきたい」Wordの基本機能|「変更履歴の記録をON」にする。

変更履歴がONになっているかどうかは 校閲>変更履歴の記録 が濃い状態で確認できます。

ショートカット:Ctrl + Shift + E で、記録状態をON/OFFにすることもできます。

レビュー時に「一部の修正を変更履歴ON、一部の修正を変更履歴OFF」として編集するのは、企業法務担当者同士のやり取りとしてはあまりよろしくないです。会社のルールで意図的に「OFFにする」と決まっていない限り、よほどの例外(微細な修正の一括修正等)のとき以外はON/OFFを切り替えず、ONのままで作業をおこないましょう。

変更履歴の偽装

「文章比較」で差分を確認する。

そのような場合、直前のファイルをただ開いて2つのファイルの差分を目で追いかけるのは、地味に手間がかかりますし、修正箇所を見落としてしまう可能性も高いです。

このような場合、「校閲」のなかにある「文章比較」機能を使って、修正前と後の契約書を同時に開き、差分を確認することができます。手順は下のアニメーションをご覧ください。

他にも、最終バージョンとして校了する直前に、修正合意箇所の抜け漏れや誤記(や意図的な記載内容変更)がないかどうかをチェックするために、最終バージョンと一つ前のバージョンのWordファイルを比較する使い方もあります。

コメントのやりとりは「不適切なものが契約相手に読まれないように」きちんと削除する

Word本文内の記述に対して付帯情報や質問をしたいときに、吹き出しで欄外にコメントを書くことができます。コメント機能は、コメントしたい文字列を選択して右クリックをし、コメントを選択すると書き込みが開始されます。文字列を選択した状態で Ctrl + Alt + 取引ルール 変更履歴 M でもコメントを開始できます。

社内向けコメントを消し忘れたまま、契約相手に契約書ファイルを戻さないようにご注意

企業法務あるあるとして、社内担当者にむけて投げかけたコメントが削除されず、ファイルに残ったまま契約相手に送られてしまう、というケースが良くあります。この場合は、コメント内に【社内向け】などを記述しておくと、交渉のフロント担当者が契約相手にWordを送る前に削除しやすくなります。

コメントを削除したい場合、対象のコメントをクリックした上で、校閲メニュー内にある削除ボタンをクリックしてください。一括で削除することもできて便利ですが、「●●さんが書いたコメントだけ消す」はできません。残念。

同じ契約書の複数箇所を同時に参照しながら作業するときは「新しいウィンドウを開く」

表示 タブの 新しいウィンドウで開く を選択してください。

この機能は、ファイルが複製されるわけではなく、見るためだけに表示ウィンドウが2つになるもので、Wordデータとしては同一です。モニターが2画面あるとさらに便利に使える機能でもありますね。

中間まとめ

契約書はオフィシャルな文書で、そのやり取りできちんとWordの体裁を整えておくことは、契約相手に不信感を抱かせないためにも必要なお作法だと思います。

新任企業法務担当が抑えておきたいWordの便利機能

書式のコピー/貼り付け機能

この場合、それぞれの契約書の書式設定が一緒であれば問題ないのですが、書式設定は異なる場合が大半だと思います。異なる書式設定のWordファイル間で、普段使っている普通のコピーアンドペースト(Ctrl + C と Ctrl + V)で文章を貼り付けると、貼り付ける先の書式と異なる設定のまま(コピーした文章の書式のまま)で、テキストが貼り付けられてしまいます。

こういうときに、「書式コピー」機能がとても便利に機能します。書式コピー機能はホームの貼り付けの右下にボタンがあります。

新任企業法務担当が抑えておきたいWordの便利機能|書式のコピー・貼り付け機能

  1. 書式をコピーしたい行にカーソルをおく
  2. 書式コピーのアイコンをクリック
  3. (重要)そのままどこもクリックせずに、書式をあてたい箇所を選択し、クリック

複数箇所に書式コピーを適用したい場合は「書式のコピー/貼り付け」アイコンをダブルクリック

書式を複数の行に適用したい、というケースもあると思います。上述の1~3の操作だと都度都度「書式コピー」ボタンをクリックする必要がありますが、書式コピーをダブルクリックすると、覚えた書式を解除するまで貼り付けることができます。ONにした状態の間ずっと書式をペーストし続けられる状態になるわけです。

書式のコピー/貼り付け機能のショートカットキー

書式のコピー Ctrl + Shift + C
書式の貼り付け Ctrl + Shift + V

ちなみにショートカットキーで書式コピーする場合は、Ctrl + Shift + C を1回したあとに複数回 Ctrl + Shift + V を実行しても適用されるようです。

新任企業法務担当が抑えておきたいWordの便利機能|書式のコピー・貼り付け機能のショートカットコマンド

条文をまたいで連番になってしまっている箇所は右クリックで「1から再開」

その対処はとても簡単で、対象の番号のところで右クリックをし、「1から再開」を選ぶだけで、番号は1からはじまります。

編集記号の表示/非表示で体裁を確認。

ホーム の 段落 にあるアイコンをクリックすると、編集記号が表示されます。

ふだんはあまり使わないかもしれませんが、自社の契約書ひな型を改定する場合などに体裁をきちんと整えるときなどに、チェック目的で使うと便利な機能です。

ページを分ける場合は、改行ではなく改ページで。

最終的に紙で契約書を取り交わす場合、印刷するときのことを考えて、ページを増やしたりする場合があると思います。その際、Enterキーをなんども叩いて、行を増やしてページをかえていませんでしょうか?

そうしたことを避けるために、改ページ機能を使いましょう。改ページは Ctrl + Enter です

覚えておきたいショートカットキー集

ファイル保存はF12キーを使いこなそう

F12キーでの保存は、そういった自動保存機能の設定とかではなく、「いま開いているWordファイルを別名で新規保存する」ことができます。

定義した用語を一括で置換するならば Ctrl + H

その際、文字列を一括で置換するには Ctrl + H でウィンドウを呼び出して操作します。

(契約書レビュー時にも)よくつかうショートカットキー一覧

  • Ctrl + C コピー
  • Ctrl + V ペースト(貼り付け)
  • Ctrl + Z 一つ前に戻す
  • Ctrl + S 保存する
  • Ctrl + F 検索する

ほかにも Ctrl + Shift + V(書式なしコピー)はよく使いますが、Wordバージョンによって「書式の貼り付け」が割当てられているので、バージョン違いについてはご承知おきください。

契約書レビュー時の企業法務あるある

契約書のデータ管理のために、ファイル名の命名規則をルールとして共有する

一般的なビジネスパーソンならやっていることかも知れませんが、企業法務担当者は「将来、数ヶ月~数年後とかにファイルを開く」シーンがままあります。契約更新時期や終了・解除のときですね。そのときに「どれが最新のファイルかどうか」をすぐに判別できるようにするには、ファイル名の命名規則をチーム内でルール化しておくと困りません。

契約書レビュー依頼がWordではなくPDFで来た場合の対処法

  • 契約相手が大手企業
  • ルールとしてPDFをまず出すことが決まっている企業
  1. 自社の担当者に「Wordでもらってきてください」と言う
  2. 「PDFじゃないとだめなので」と返ってきたら、覚書で修正対応を手配する
  3. AdobeのAcrobatで編集可能な状態にする
  4. GoogleドキュメントでPDFを開き、OCR(文字認識)がされた後にWordでダウンロードし、レビューを開始する

この記事ではずっとWord上での修正・コメントをまとめてきましたが、Wordのなかで完結しないとならないルールは無いため、別添のファイルに修正要望をまとめて提示する・覚書にする、等、Wordで完結しない分手間ではありますが、返信のやりかたはいくらでもあります。

早川さん曰く「契約書はコミュニケーションツール」ですので、契約相手に合わせつつ、自分たちの要望をきちんと伝えてログを残すことが重要です。

「Wordの技術的な悩みはサクッと解決して、現場へのヒアリング・現場とのコミュニケーション・契約書の”中身”を考えるクリエイティブな時間を確保しよう」

この考え方は弊社のGVA assist にも通じるメッセージです。企業法務担当者さんとして「契約相手との取り組みや成し遂げたいこと」など、契約書レビューに必要な”文脈(背景情報)”のヒアリングや、事業をさらに深く理解するための事業部とのコミュニケーションにこそ、多くの時間を割いていただきたい。そのためには、時間を要する契約書レビュー業務をできるだけ効率的に行えるようになるのが理想で、そのためにGVA assist をお使いいただきたい、と考えております。

会社で扱う書類の保管期間一覧!保存・処分のルールと負担を減らすアイデア

会社で扱う書類の保管期間一覧!保存・処分のルールと負担を減らすアイデア


日本国内で生活するにあたり、個人は国の定めたルールを守らなくてはなりません。事業を営む法人や個人事業主なども同様に、法律で定められたルールを守る必要があります。

企業が事業で用いるビジネス書類も、法律で扱いが定められています。経理や人事に関わる書類の多くは、法律によって保管期間が定められているため、自由に処分はできません。

経理関係なら、取引が行われた事実と正確性、真実性を証明する証憑書類と、取引に関する記録である帳票書類が保管の対象です。前者は請求書や納品書など、後者は仕訳帳や買掛帳などが該当します。

具体的な期間は後述しますが、目安としては総務関係で2~5年、経理関係は7年、会社法に関わる書類は10年の保管期間が定められています。企業は、根拠となる法律に則り、適切な方法で定められた期間書類を保管しなくてはなりません。

なお、保管期間を守らずに書類を廃棄してしまったとしても、罰則はありません。しかし、違反してしまうとさまざまなデメリットが生じてしまうため、注意が必要です。

たとえば、消費税の控除を認めてもらえない、青色申告を取り消されてしまう、といったデメリットが生じます。今まで以上に多くの税金を納める必要が生じ、経営を圧迫してしまうかもしれません。このような事態を回避すべく、罰則はなくともルールに則った書類の保管が必要なのです。

【保管期間別】一定期間の保存が必要とされる主な書類一覧


永久保存が必要と考えられる書類


企業が事業を継続する限り、永久保存が必要だと考えられている書類です。法律によって永久保存が義務付けられているわけではないものの、文書の性質上保存が重要だと考えられています。総務・庶務関係では定款や株主名簿、社規、社内報などが挙げられ、人事関連では労働組合との協定書、重要な人事に関する文書が該当します。

総務・庶務関係の書類
・定款、株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿
・訴訟関係書類、登記済証
・官公署への提出文書、官公署からの許可書、認可書、通達などで重要な書類
・社規、社則、これらに関連する通達文書
・知的所有権に関する書類
・効力の永続する契約に関わる書類
・社報、社内報、重要刊行物
・重要統計文書
・儀式・祭典に関する文書
・関連会社に関する文書
・会計監査に関する文書
・外部団体への加入、脱退に関する書類
・製品の開発、設計に関わる重要な書類(特許書類等)

人事関係の書類
・労働協約に関する書類
・重要な人事に関わる書類
・従業員の労務、人事、給与、社会保険関係の書類
・表彰や懲戒に関する文書

経理関係の書類
・決算に関する書類
・株式増資に関する書類
・中長期予算、年次予算に関する書類
・固定資産に関する書類


30年間の保存が必要な書類


30年保存が義務付けられている書類には、特別管理物質の製造や取扱作業場で常時作業に従事する労働者に関する作業概要等の定期記録や、放射線業務従事者の線量測定結果記録などが挙げられます。

・特別管理物質の製造や取扱作業場で常時作業に従事する労働者に関する作業概要等の定期記録(常時作業に従事し始めた日/特定化学物質障害予防規則)※以降特化則と記載
・クロム酸等の空気中における濃度の定期測定記録(作成日/特化則)
・上記労働者の特定化学物資健康診断個人票(作成日/特化則)
・放射線業務従事者の線量の測定結果の記録(作成日/電離放射線障害防止規則)※以降電離則と記載
・電離放射線健康診断個人票(作成日/電離則)


10年間の保存が必要な書類


総務や庶務関係では、株主総会議事録や取締役会議事録があり、経理関係では計算書類および附属明細書、会計帳簿および事業に関する重要書類などが該当します。

総務・庶務関係の書類
・株主総会議事録(株主総会の日/会社法318条)
・取締役会議事録(取締役会の日/会社法371条)
・監査役会議事録(監査役会の日/会社法394条)
・監査等委員会議事録(監査等委員会の日/会社法399条-11)
・指名委員会等議事録(指名委員会等の日/会社法413条)
・重要会議記録(作成日)
・満期または解約となった契約書(満期、解約の日)
・製品の製造、加工、出荷、販売の記録(引き渡し日/会社法435条)

経理・税務関係の書類
・計算書類および附属明細書(作成日/会社法435条)
・会計帳簿および事業に関する重要書類(帳簿閉鎖の日/会社法432条) 取引ルール 変更履歴


7年間の保存が必要な書類


経理や税務関係の書類には、取引に関する帳簿や決算に関して作成された書類などが該当します。なお、決算に関して作成された書類には、賃借対照表や損益計算書、総勘定元帳などが含まれますが、これらは会社法で10年の保存が義務付けられており、そちらのルールが優先して適用されます。

経理・税務関係の書類
・取引に関する帳簿(帳簿閉鎖日および書類作成日、受領日の属する事業年度終了日の翌日から2ヶ月を経過した日/法人税法施行規則59、67条)
(現金出納帳、仕訳帳、固定資産台帳、買掛帳、売掛帳など)
・決算に関して作成された書類(同上)
・現金の収受、払出し、預貯金の預入れ、引出しに際して作成された取引証憑書類(同上)
(領収書、借用証、預金通帳など)
・有価証券の取引に際して作成された証憑書類(同上)
・取引証憑書類(同上/法人税法59条)
(請求書、契約書、見積書、仕入伝票、注文清書など)
・電子取引の取引情報に係る電磁的記録(同上/電子帳簿保存法施行規則8条)
(注文書、契約書、送り状、領収書、見積書ほかこれらに順ずる書類に記載される事項の記録)
・源泉徴収簿(法定申告期限/国税法70~73条、労働基準法108条、労働基準法施行規則54条)
・課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書など(課税期間末の翌日から2ヶ月を経過した日/消費税法30条、消費税法施行令50条)
・給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書(課税関係の終了日/国税法70~73条)
・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、給与所得者の配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書(法定申告期限/国税法70~73条)


5年間の保存が必要な書類


人事や労務関係では、従業員の身元保証 書や誓約書等の書類が該当します。

・従業員の身元保証書(作成日/身元保証ニ関スル法律1、2条)
・誓約書等の書類(取引ルール 変更履歴 同上)

総務や庶務関連では、事業報告や産業廃棄物管理票の写し、重要な内容の受信、発信文書が挙げられます。

・事業報告(定時株主総会1週間前の日/会社法442条)
(視点据え置き分は謄本を3年保存)
・有価証券届出書、有価証券報告書および添付書類、訂正届出書の写し(提出日/金商法25条)
・産業廃棄物管理表の写し(写しの受領日/廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則8条-4-3)※以降廃処規と記載
・産業廃棄物処理の委託契約書(契約終了日)
・契約期限を伴う覚書、念書、協定書などの文書(契約期間終了日/廃処規8条-4-3)
・重要な内容の受信、発信文書(受信、発信日)
・一般、有機溶剤等、鉛、四アルキル鉛、特定化学物質、高気圧業務の各健康診断個人票(作成日/労働安全衛生法103条、労働安全衛生規則51条、有機溶剤中毒予防規則30条ほか)

経理や税務関係の書類には、監査報告や会計監査報告などが挙げられます。

・監査報告(株主総会1週間前の日/会社法442条)
・会計監査報告(株主総会1週間前の日/会社法378条)
・会計参与が備えおくべき計算書類、附属明細書、会計参与報告(株主総会1週間前の日/会社法442条)
・非課税貯蓄申込書、同申告書、同限度額変更申込書、同異動申告書、同勤務先異動申告書、同廃止申告書などの写し(申告書、退職等に関する通知書等の提出があった日の属する年の翌年/所得税法施行令48条、所得税法施行規則13条、租税特別措置法2条-21、租税特別措置法施行規則3条-6)
・海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書、海外転勤者の国内勤務申告書などの写し(同上)
・退職等に関する通知書(同上)


3年間の保存が必要な書類


総務関係では、四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写しなどの書類があります。

・四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し(提出日/金融商品取引法25条)

人事や労務関係の書類には、給与契約に関する重要書類である賃金台帳や、労災保険に関する書類などがあります。賃金台帳に関しては、国税通則法で7年の保存が義務付けられており、そちらのルールが優先して適用されます。

・労働者名簿(死亡、退職、解雇の日/労働基準法109条、労働基準法施行規則56条)
・賃金台帳(最後の記入をした日/同上)
・雇入れ、解雇、退職に関する書類(退職、死亡の日/同上)
賃金その他労働関係の重要書類(完結の日/同上)
(業務開始、終了の時間を記録するタイムカード、残業命令書、残業報告書などが該当)
・労災保険に関する書類(完結の日/労働者災害補償保険法施行規則51条)
・労働保険の徴収、納付等の関係書類(完結の日/労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則70条)
・派遣元管理台帳(契約完了日/労働者派遣事業法37条)
・派遣先管理台帳(同上)
・身体障害者等であることを明らかにすることができる書類(最後の記入をした日/障害者の雇用の促進等に関する法律施行規則45条)


2年間の保存が必要な書類


2年間の保存が必要な書類は、あまり多くありません。以下にピックアップしました。

・雇用保険に関する書類(完結の日/雇用保険法施行規則143条)
(雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任、解任届などが該当)
・健康保険、厚生年金保険に関する書類(完結の日/健康保険法施行規則34条、厚生年金保険法施行規則28条)
(被保険者資格取得、標準報酬決定通知書、資格喪失等確認通知書、同改定通知書などが該当)
・家内労働手帳(最後の記入をした日/家内労働法施行規則1条)

雇用保険に関する書類について、被保険者に関する書類は4年、労働保険の徴収や納付に関する書類は3年の保存が義務付けられているため注意が必要です。


1年間の保存が必要な書類


臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれらの訂正報告書の写しや、当直日誌などが該当します。

・臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれらの訂正報告書の写し(提出日/金融商品取引法25条)
・当直日誌(記入日)
・軽易な往復文書、受信、発信文書(文書の受信、発信日)
・住所、姓名変更届(作成日)
・休暇届、欠勤願および休暇使用記録票(受理日)

保管期間に定めのない書類の取り扱い


会社独自の基準を設けて管理する


保管期間が定められていないからといって、処分 してしまうとさまざまなデメリットが生じるおそれがあります。自社で独自に保管期間を定め、一定期間きちんと管理しましょう。

保管期間を自社で定めるときは、社内で期間を統一することが大切なポイントです。部署ごとに期間が異なると、現場に混乱を招くおそれもあります。業務遂行上やトラブル発生時における立証の必要性、社史編纂時における必要性などを考慮して期間を定めましょう。

「 短期」「中長期」など、大まかにでも分類を

保管期間が過ぎた書類の処分方法


個人情報など、記載内容が漏れないよう速やかに廃棄


企業が扱う書類には、個人情報や機密情報が記載されているケースが少なくありません。外部に漏れないよう、シュレッダーの使用や溶解といった方法で、速やかに廃棄処理を行いましょう。なお、電子データの場合には、第三者が取り出せないよう適切に削除しなくてはなりません。

シュレッダーによる廃棄は、専用の機器を使用して書類を細かく裁断します。シュレッダーさえあれば手軽に処理できる反面、廃棄する書類が多いと時間がかかる、目が粗いと修復されてしまうおそれがあるなどのデメリットが考えられます。

溶解は、専門業者に依頼して書類を溶かしてもらう方法です。手間がかからず、確実に溶解してもらえば復元される心配もありません。ただ、処理のプロセスが見えず、業者が情報を取得してしまうおそれがあるため、信頼のおける業者を見極める必要があります。


マイナンバーが記載された書類には要注意


扶養控除等申告書や、雇用保険被保険者資格取得届など、マイナンバーが記載された書類は、保管期間経過後速やかに廃棄しなくてはならないことが、内閣府によって示されています。

廃棄が必要となり、実際に廃棄を行うまでの期間は、事業者に一任されています。毎年度末や年末調整時に行うなど、業務効率や情報保有の安全性などを考慮のうえ、廃棄のタイミングを決めましょう。

なお、契約関係が終了しても、法律で保管が義務付けられている文書に関しては、マイナンバーの削除はできません。

書類の保管方法に決まりはある?


帳簿書類は紙のまま保管が原則


要件を満たせば、帳簿の電子データ保存が可能に


契約書や請求書などは、スキャンデータの保存でもOK


相手方から受領した、見積書や請求書、契約書、領収書、納品書などの書類は、スキャンデータでの保存が可能です。あくまで、取引先から受領した国税関係書類に限られており、自社で作成した書類や写しなどは該当しません。

スキャンデータ保存を行うには、一定の要件を満たす必要があります。解像度200dpi以上、タイムスタンプの付与、訂正または削除を行った場合の履歴が残るシステム、などが要件として定められています。

また、入力を行う者またはその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにすること、国税関係書類の電子データと帳簿の相互に関連性を確認できるようにすること、なども要件です。

ここでご紹介した要件は一部であり、実際には11にもおよぶ項目で定められています。契約書や請求書などの重要書類と、見積書や注文書などの一般書類とで、要件が異なるケースもあるため注意が必要です。

書類保管コストの削減や検索の効率化を実現する電子化も検討を


近年の法改正により、契約書や労働条件通知書など、さまざまな書類の電子化が可能になりました。書類を電子化すれば、データとして端末に保存できるため、保存スペースの削減も実現できます。

また、電子化により検索の効率化が実現できるのも、大きなメリットといえるでしょう。丁寧にファイリングされた書類でも、必要な文書を探すとなるとそれなりの時間と労力が発生します。

電子データなら、日付やキーワードで書類を検索でき、スピーディに必要書類を抽出できます。労力を軽減可能で、業務効率化も実現します。

電子化を進めるには、電子化やペーパーレス化環境を構築するシステムの導入が必要です。また、既存の書類をスキャンしてデータ化し、管理システムへの登録までを一括して代行してくれる業者へ依頼する方法もあります。

いきなりすべての書類を電子化しようとすると、現場に混乱を招いてしまい、かえって業務効率を低下させてしまうおそれがあるため、注意が必要です。おすすめなのは、一部の書類、一部の部門で電子化を進めるスモールスタートです。

スモールスタートで電子化を進め、少しずつ範囲を広げていけば、スムーズな書類の電子化が実現できるでしょう。

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改正電帳法の課題、ご存知でしょうか? ~電子取引のデータ保存が義務化されました!~

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(令和4年1月1日施行)
(定義)
第ニ条 取引ルール 変更履歴
五 電子取引 取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。)の授受を電磁的方式により行う取引をいう。

出典:e-Gov法令検索/電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(令和4年1月1日施行)

電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】 令和3年7月 国税庁
参照先はこちら
問2電子取引とは、どのようなものをいいますか。
回答「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます(法2五)。 なお、この取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。 具体的には、いわゆるEDI取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含みます。)、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等をいいます。

保存が義務化される電子メールによる取引情報/PDF請求書等

「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存」新旧対照表
電子帳簿保存法
(現行・令和3年度改正からみて旧法)
改正電子帳簿保存法
(施行日:令和4年1月1日)
第十条 取引ルール 変更履歴 所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。第七条 所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

では電子保存する場合は、どのような保存要件が求められるのでしょうか。メールソフトに保存しているだけではダメなのでしょうか。残念ながらメールソフトの電子保存でOKならば、課題として取り上げていません。

電子メールによる取引情報の管理はメールソフトだけでは「不十分」

赤い矢印で示したように、電子取引の取引情報の保存には、「オリジナルの電子データ」「一定の保存要件」で電子保存しなければならない、ことが図示されています。

そのため受領したメールの請求書等にタイムスタンプが付与されていない場合は、受領者側でタイムスタンプを付与するか、電帳法の施行規則(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則)第4条第1項第4号*に定める事務処理規程に基づき「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行う」ことが求められます。

また電子メールで請求書や領収書等のPDFファイル等を受領した場合、オリジナルの電子データはメールソフトで電子保存されていると思いますが、電子帳簿保存法一問一答の問4には、「対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要ですので、当該データが添付された電子メールについて、当該メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えません」と記載されています。

なお法人税法及び所得税法では、問4のとおり電子取引による電子データは、電子保存が必須となりますが、消費税法の仕入税額控除の適用を受ける場合は、現行通り電子取引の電子データ(電子インボイス)を整然かつ明瞭な状態で書面(紙)に出力することは認められます。もちろん書面をスキャンしてスキャナ保存要件を満たす電子保存を行うことも可能ですが、実質的に法人税・所得税法上、請求書や領収書等の電子データは、7年間、電子保存せざるを得ないことになります。更に今後はPeppolによる電子インボイスの利用も想定されます。こうなるともはや、新たな電子保存システムは確立しなくてはならないことが喫緊の課題だと思います。

電子メールにおける電子取引データの保存方法

(1)真実性の要件を満たす対応

(訂正削除を行う場合)

一 申請日
二 取引伝票番号
三 取引件名 取引ルール 変更履歴
四 取引先名
五 訂正・削除日付
六 訂正・削除内容
七 訂正・削除理由
八 処理担当者名

2 管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。

(2)可視性の要件を満たす対応

分類Bの可視性の要件で、電子取引を行う際に「電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアル、システム概要書等を備え付ける」ことについては問題ないと思います。実質的にクリアすべき可視性の要件は、検索機能となります。

検索機能で求められる要件は、帳簿の検索要件と同様ですが、ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は、検索要件②と③は不要なので、最低限の検索要件としては、①の「取引年月日」「取引金額」「取引先」の記録項目により検索できることが求められています。

電子帳簿保存法一問一答(電子取引関係・令和3年7月・国税庁)問33では、保存要件に対応したクラウドサービス等(電子保存システム等)を利用しない場合で、「検索要件を確保する方法」が2例、示されています。

電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】 令和3年7月 国税庁
参照先はこちら
問33当社には電子取引の取引データを保存するシステムがありませんが、電子取引の取引データを保存する際の検索機能の確保の要件について、どのような方法をとれば要件を満たすこととなりますか。
回答電子取引の取引情報に係る電磁的記録(電子取引の取引データ)を保存するシステムがない場合に検索機能の確保の要件を満たす方法としては、例えば、エクセル等の表計算ソフトにより、取引データに係る取引年月日その他の日付、取引金額、取引先の情報を入力して一覧表を作成することにより、当該エクセル等の機能により、入力された項目間で範囲指定、二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定をすることが可能な状態であれば、検索機能の確保の要件を満たすものと考えられます。
その他、当該保存すべき取引データについて、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしておき、当該取引データのファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておくことで、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定することができるため、検索機能の確保の要件を満たすものと考えられます。
(一覧表の作成により検索機能を満たそうとする例)
ファイル名には①、②、・・・と通し番号を入力する。
エクセル等により以下の表を作成する。

(ファイル名の入力により検索機能を満たそうとする例)
2022 年(令和4年)11 月30 日付の株式会社霞商事からの20,000 円の請求書データの場合
⇒ 「20221130_㈱霞商事_20,000」) 取引ルール 変更履歴 取引ルール 変更履歴
※ 取引年月日その他の日付は和暦でも西暦でも構いませんが、混在は抽出機能の妨げとなることから、どちらかに統一して入力していただく必要があります。
解説検索機能については、規則第2条第6項第6号で定められているとおり、①取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定することができること②日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること③二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること、の3つの要件が求められています。
そこで、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存するための専用のソフトウェア等を使用していない場合でも、例えば、エクセル等の表計算ソフトにより、取引データに係る取引年月日その他の日付、取引金額、取引先の情報を入力した一覧表を作成することにより、エクセル等の表計算ソフトの機能によって、入力された項目間で範囲指定、2項目以上の組み合わせで条件設定の上抽出が可能であれば、上記①~③のいずれの機能も満たすものと考えられます。
この方法により保存する場合には、エクセル等の表計算ソフトの一覧表の通し番号を付すなどして、一覧表から取引データを検索できるようにする必要があります。

電子メール等オリジナルな電子取引の電子保存を行う場合、真実性の要件による④の事務処理規程を選択し、クラウドサービス等の保存システム(電磁的記録を保存するための専用のソフトウェア等)を利用しない場合、Bの可視性の要件では、検索要件の①に対応するため、表計算ソフトによる一覧表を作成するなどの「新たな手作業が必要」になる可能性があることが分かります。

そのためこうした電子メールの電子取引に対応する場合、電子帳簿保存法の機能要件を満たすクラウドサービス等を利用せず真実性の要件の④の事務処理規程で実質運用できるのか、可視性の要件の検索要件を満たす一覧表等を作成し続ける運用が可能なのか、ということを取引フローに照らして検討しておく必要があります。またこうした課題への対応は、実績のない自社独自の運用で対応すると、税務調査を受けた際にリスクが残ります。

保存要件を満たせない場合の税務調査

問一答問42の回答を見ると、真の課題は、事業者が新たなIT投資をせざるを得ない環境になっている、ということに気づくと思います。この回答は青色申告者を例にとっていますが、大企業でも税務調査の観点からは同じことが言えます。電磁的記録を要件に従って保存していない場合、その電磁的記録は、国税関係書類以外の書類(電子取引情報)とみなされないため、法人税並びに所得税法の法的要件を満たせず、仕訳から一件ずつ見直すなど多大な作業が発生してしまいます。仮に所轄の税務署に総合勘案してもらっても法的要件を満たせないリスクが残るならば、法的要件を満たすIT投資を重ねていくしかない、これが事業者側に迫られた課題です。

長期間電子保存できるクラウドソリューションを選びましょう

しかも今回の改正対応は、運用フローを切り替えるまでの時間がほとんどありません。ほとんどない、という意味は、自社の運用変更には、決算を経たリハーサル期間が必須だからです。仮に訂正・削除の防止に関する事務処理規程を備え付けて電子保存を行う場合は、運用リハーサルを実施し、本当にその運用フローが回りそうなのか、この点を現場担当者の意見も何度もヒアリングしながら進めていかないと実際の現場は回りません。

一方で会計ベンダ側も、今回の改正電子帳簿保存法に合わせてJIIMA認証*を取得していく動きが見えます。JIIMAのホームページで「電子取引ソフト法的要件認証製品一覧*」を確認してみると、ここ数か月で続々と認証製品が増えていることが分かります。実は「電子取引ソフト」の認証は、2021年の6月初旬までは対応製品がゼロでした。現在掲載されている電子取引ソフトの認証有効期限が、全て3年後の2024年6月以降となっていることから、今年の6月以降に会計ベンダ側も大急ぎで対応し始めたことが伺えます。

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